Microsoft Office

• Вставка чисел прописью
• Постановка ударения
• Неразрывные пробелы
• Полезные лайфхаки для работы в Microsoft Word
• Снятие парольной защиты с листа Excel

Вставка чисел прописью

Когда в документе много сумм, которые необходимо дублировать прописью работу значительно упрощает один трюк.

Нажмите Ctrl + F9 в Windows и Fn + ⌥ + F9 в macOS, а когда появятся фигурные скобки впишите в них число, используя такой синтаксис

=999\*cardtext

После этого нажмите F9 в Windows и Fn + ⌥ + F9 в macOS и число после знака равно будет записано прописью

Постановка ударения

Ставить ударение в Word проще простого. В Windows для этого установите курсор после буквы, на которой должно стоять ударение, и удерживая левую клавишу Alt введите с дополнительного цифрового блока клавиатуры 769. Если вспомогательные цифры не работают, убедитесь что включена клавиша Num Lock.

Неразрывные пробелы

Иногда при переносах отрезаются инициалы от фамилий или единицы измерения от чисел. Чтобы не страдала читаемость документа удобно и правильно использовать в таких случаях неразрывные пробелы, благодаря которым слова «скрепляются» и никогда не окажутся на разных строках. Для этого нужно вместо обычного пробела нажать сочетание Ctrl + Shift + пробел.

Полезные лайфхаки для работы в Microsoft Word

Знание Word — обязательный навык для широкого круга профессий, от секретаря до директора по маркетингу. А продвинутые знания Word ценятся еще выше! В данной статье собранно несколько полезных лайфхаков для работы в Word, которые упростят работу, помогут в учебе и добавят вам очков в глазах всего офиса!

Восстановление несохраненного документа:

Момент, когда внезапно закрываешь несохраненный документ — это как удар мизинцем об угол стола и сообщение «Ваш баланс: 12 руб.22 коп» в одном флаконе. Чтобы не допустить такую досадную ситуацию, установите параметры автосохранения в Word. По умолчанию версия документа автоматически сохраняется каждые 10 минут, но можно установить и меньший интервал — например, 1 минуту.

Заходите во вкладку «Файл» → «Параметры» → «Сохранение». Далее устанавливаете нужный интервал.

Если об этой функции вы узнали уже после того, как закрыли несохраненный документ, есть рабочий способ всё-таки вернуть его.

«Файл» → «Сведения» → «Управление документом» → «Восстановить несохраненные документы». После это откроется служебная папка Word, в которой найдете искомые документы.

Замена шрифта по умолчанию:

Стандартный шрифт Word — Calibri, но часто в организациях принято оформлять документы в других шрифтах: Times New Roman, Verdana, Arial. Чтобы каждый раз не переключать шрифт на нужный вам, установите необходимый по умолчанию. Делается это так: «Главная» → «Шрифт» → Выбираете нужный шрифт из списка → «По умолчанию».

Как удалить все гиперссылки в Office, включая Word:

В Word и Outlook

Нажмите клавиши CTRL + A, чтобы выделить весь текст.

Нажмите клавиши CTRL + SHIFT + F9.

В Excel 2010 и более поздних версиях

Выделите все ячейки, содержащие гиперссылки (например, нажав CTRL + A).

Щелкните их правой кнопкой мыши и выберите пункт Удалить гиперссылки.

Поиск синонима к слову:

Если часто используете Word как редактор, используйте удобную функцию поиска синонимов, вместо того чтобы искать для этого соответствующие сайты. Кликаете на любое слово и во всплывающем окне выбираете блок «Синонимы».

Быстрое перемещение элемента списка:

Списки — наше всё:

• Удобно;
• Наглядно;
• Аккуратно.

Но вот перемещать в Word местами позиции в списках — жутко неудобно, если не знаешь нужный лайфхак. Итак, чтобы быстро переместить строчку из списка вверх или вниз, нужно использовать комбинацию Alt + Shift + ↑(↓).

Установка неразрывных пробелов:

Боль секретарей, офис-менеджеров, бухгалтеров и экономистов — некорректные переносы слов. Например, в официальных документах фамилия и инициалы гендиректора должны находится на одной строчке, как и единицы измерения и числа, географические сокращения, сокращения типа «и т.д.» , «и т.п.». Но коварному Word’у на эти правила плевать, программа переносит слова как хочет. Чтобы такого не допустить, нужно просто установить неразрывные пробелы: нажмите Shift + Ctrl + Пробел для их вставки.

Пароль на документ:

Если боитесь, что ваш документ попадет не в те руки, установите пароль на документ! А серьезно — ситуации бывают разные и лучше знать такие лайфхаки. Итак, чтобы установить пароль следуйте алгоритму: «Файл» → «Сведения» → «Защитить документ» → «Зашифровать с использованием пароля». Помните, восстановить забытый пароль — невозможно! А снять его можно легко, по той же схеме.

Ограничение на внесение изменений:

Если работаете над документом совместно с кем-то или скидываете договор партнерам по бизнесу для согласования, но не хотите, чтобы в документ вносили лишние правки, установите ограничения. Можно запретить использовать некоторые стили, указать части текста и пользователей, на которых запреты не будут действовать, задать типы согласованных изменений. Схема простая: «Файл» → «Сведения» → «Защитить документ» → «Ограничить редактирование».

Автозамена слов:

Молитесь на автонабор на телефоне? В Word такая штука тоже есть и она заметно облегчает жизнь и ускоряет скорость печати.

Плюсы автозамены:

• можно писать сложные или постоянно повторяющиеся термины и слова, набирая первые 2-3 буквы;
• установите автозамену на слова, в которых постоянно делаете ошибку, и больше не придется думать, как правильно пишется «двуглавый» или «двухглавый» — автозамена распознает его с первых букв и вставит правильный вариант;
• «пирвет», «отгда», «елси» и другие типичные опечатки автозамена преобразует в правильные варианты — «привет», «тогда» и «если».

Согласитесь, полезная штука. Установить просто: «Файл» → «Параметры» → «Правописание» → «Параметры автозамены».

Сокращение текста до одной страницы:

Наверно, у каждого бывали случаи, когда буквально из-за 1-3 строчек текста вам приходилось распечатывать документ с двух сторон или даже печатать два листа. Либо до бесконечности сокращать и редактировать текст. Только не падайте со стула, но этого можно было не делать — в Word есть специальная функция для сокращения текста. Порядок действий: «Файл» → «Параметры» → «Панель быстрого доступа» → выбираете «Все команды» в блоке «Выбрать команды из» → там ищете «Сократить на страницу» и нажимаете «Добавить». После этого на вашей панели задач сверху появляется значок сокращения страницы. Выделяете текст, кликаете на значок — вуаля!

Удобная вставка текста:

Еще одна частая проблема при работе с Word — необходимость форматировать вставленный текст под стиль документа. Конечно, это занимает не так много времени, но секунда минуту бережет! Чтобы установить вставку только текста, без форматирования, следуйте инструкции: «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно» → «Копирование, вырезание и вставка» → «Вставка из других программ» → «Сохранить только текст».

Редактирование PDF:

Возможно, для вас это будет сюрпризом, но в Word можно легко редактировать файлы PDF. Редактор преобразует текст, таблицы, списки, графики и прочие элементы в DOCX-файл, сохраняя форматирование оригинала.

Совместная работа над документом:

Хорошая новость для фанатов Google Docs, которые вынуждены работать в Word — здесь тоже есть режим правок и возможность совместной работы над документом. Чтобы вставить комментарий в совместный документ, используйте вкладку «Рецензирование».

Замена текста:

Удобная функция, если нужно заменить какое-нибудь часто повторяющееся слово в большом тексте. Найдете эту фичу в разделе «Главная» с правой стороны.

Использование дополнительных программ:

В Word можно не только редактировать документы, но и переводить тексты через Яндекс.Перевод, создавать рассылки с помощью MailChimp, искать информацию через Википедию и многое другое. Нужно только установить эти программы внутри Word! Делается это так: заходите в раздел «Вставка» → «Мои надстройки» → «Смотреть все» → «Магазин». Далее выбираете нужную программу и устанавливаете.

Вставка математического уравнения:

Технари, дышите глубже — у нас для вас крутой лайфхак. Теперь уравнения, вычисления и формулы добавлять в документ Word можно в тысячу раз проще, используя функцию «Рукописное уравнение». Пишете в поле от руки уравнение, а система автоматически переводит его в печатный вид и добавляет в документ. Круто! Функция находится во вкладке «Уравнение», которую найдете в разделе «Вставка». (Редакция владеет категорически гуманитарным сознанием и не несет уголовной ответственности за абсурдность математического уравнения на скриншоте.)

Создание оглавления:

Просто незаменимая функция для студентов — вставка содержания текста в документ. Пригодится для рефератов, курсовых, диплома. Знаем, что некоторые рисуют точки и проставляют отступы, чтобы сымитировать оглавление — с такими методами пора заканчивать.

Итак, чтобы сделать содержание, нужно сначала собрать заголовки и подзаголовки. Выделяете заголовок, идете во вкладку «Ссылки», там находите раздел «Добавить текст». «Уровень 1» — заголовки глав, «уровень 2» — подзаголовки. После того, как обозначали уровень для каждого заголовка, ставите курсор на область, в которой хотите разместить содержание, снова заходите в «Ссылки» и нажимаете на «Оглавление». Всё! Аккуратное оглавление готово.

Выделение разных частей текста:

Если хотите выделить, удалить, поменять шрифт нескольких фрагментов текста, необязательно делать это по очереди с каждым предложением или абзацем. Зажмите клавишу Ctrl и выделяйте нужно количество фрагментов текста.

Вставка скриншота в документ:

Добавлять скриншоты страниц в документ Word можно без использования других программ. Во вкладке «Вставка» найдете функцию «Снимок». Предварительно зайдите на ту страницу, скриншот с которой вам нужен. После того, как выберите нужную область для снимка, программа автоматически вставит скрин в документ.

Печать текста в любом месте листа:

Кто-то посчитает это само собой разумеющимся, но многие люди не знают, что печатать в документе Word можно в абсолютно любом месте. К примеру, если вы составляете документ и вам нужно напечатать в нижнем правом углу ФИО директора и дату, не нужно ставить тысячу пробелов — просто два раза кликните курсором в том месте, где нужно напечатать текст. Вот так просто!

Сравнение двух версий документа:

Отличный лайфхак, если нужно, например, сравнить старую и новую версию договоров или посмотреть, какие изменения в документ внесли партнеры или юрист. Идете во вкладку «Рецензирование» → «Сравнить» → «Сравнение двух версий документа (юридическое примечание)». Далее выбираете, какой документ считается исходным, а какой измененным. Если нажмете на кнопку «Больше», сможете настроить только те изменения, которые нужны. Еще можно выбрать, в каком из документом отобразятся изменения или установить, чтобы правки отобразились в третьем документе. Если над документом трудилось несколько человек, вместо «Сравнение двух версий документа (юридическое примечание)» выбирайте вариант «Объединение исправлений от нескольких авторов в одном документе».

И на десерт 10 полезных сочетаний горячих клавиш:

Ctrl + Shift + A — мгновенное превращение прописных букв в заглавные;

Shift + F3 — преобразование заглавных букв в прописные. Полезно для любителей печатать, не обращая внимание на включенный caps lock;

Ctrl + Tab — добавление табуляции в ячейке;

Shift + Alt + D — быстрое добавление даты в документ;

Shift + Alt + T — добавление времени в документ;

Alt + 7 + 6 + 9 — проставление ударения в слове. Установите курсор после буквы, где должно быть ударение и нажмите комбинацию;

Ctrl + Alt + Page Down — перемещение на следующую страницу;

Ctrl + Alt + Page Up — возвращение на предыдущую страницу;

Ctrl + Home — перемещение в начало документа;

=lorem(2,2) — заполнение страницы текстом. Пригодится, если нужно опробовать какую-то функцию, но не хочется печатать «акыжппвппорфмюф» вручную. Цифры в скобках означают количество абзацев и строк для заполнения. Если замените lorem на rand, в качестве заполнителя будет использован случайный текст.

Снятие парольной защиты с листа Excel

Очень удобная функция в Microsoft Excel это «Защитить лист». Она крайне необходима, когда нежелательно допустить того, чтобы информацию на том или ином листе можно было изменить. О том, как защитить лист в этой статье рассматривать не будем, она не о том. Ну как говорят у медали две стороны.

У нас есть защищенный лист, как видим из рисунка изменить его невозможно, но в край нужно. И опять-таки вторая сторона медали, пароль то забыли. И так, что делать? Не секрет в интернете есть множество программ, которые с этой задачей справятся на ура. Но опять-таки есть одно, но, за них нужно платить, да вот не задача не охота терять свои кровные. Есть простой способ как это сделать вручную без особых усилий. Приступаем:

Необходимо изменить расширения файла на zip. По умолчанию в Windows 10 расширения файлов скрытые. Необходимо перейти на вкладку «Вид» и поставить галочку «Расширения имен файлов». Увидим расширение файла xlsx и меняем его на zip.

Тем самым для операционной системы мы сделали вид, что это у нас не файл Microsoft Excel, а как будто обычный архив.

Открываем файл (как правило он откроется архиватором, который установлен по умолчанию), и видим следующую структуру. Да, наверное, испытали удивление заглянув внутрь обычного Excel файла.

Заходим в папку «xl», далее в папку «worksheets», там лежит файл «sheet1.xml»

Открываем данный файл блокнотом и находим строчку «sheetProtection».

Удаляем полностью эту строчку, она начинается с символа < и заканчивается >, удаляем включая эти символы тоже.

Сохраняем файл после удаления строки, архиватор попросит обновить архив соглашаемся. Проделываем все в обратном порядке, т.е. изменяем расширение на первоначальное.

Внимание! работаем через архиватор, не нужно распаковывать этот архив иначе итоговый файл будет поврежден, и программа его не откроет.

Открываем файл Microsoft Excel, защита с листа снята и его можно редактировать.